Tenemos que ser conscientes de que nos vamos a reunir con personas habituadas a recibir a empresas con interés en venderles sus productos/servicios. Tenemos que captar su atención e interés para poder desarrollar una colaboración conjunta que les ayude a generar mayores ingresos.

Debemos ser capaces de trasladar una imagen serie y profesional tanto en las reuniones que mantengamos en destino como en los compromisos que adquiramos con ellos y que debemos cumplir a la vuelta (preparación de ofertas, ampliación de información, contacto de nuevo…).

Por ello, a continuación, os presentamos unos aspectos claves a tener en cuenta tanto en las entrevistas que mantengamos como a nuestro regreso.

Las entrevistas

Existen una serie de elementos que hay que tener en cuenta a la hora de mantener una entrevista:  

• La percepción de puntualidad

Cada cultura tiene una percepción diferente de los que significa la puntualidad. En algunos países, llegar 5 minutos antes es lo correcto. En otros, llegar a la hora exacta expresa ansiedad por tener la entrevista. Compruebe la forma en que la puntualidad es entendida en el país. Acomódese a la costumbre del país.

• Posición abierta y mente receptiva

Procure escuchar mucho y bien. Tome notas. Intente resumir la posición de la otra parte para comprobar si ha entendido bien.

• Explique el objetivo de su visita

Sea conciso y diga lo que tenga que decir. No debe haber equívocos.

• Entienda el ritmo de presentación

En muchas culturas (especialmente en las que prima la relación personal) se considera incorrecto ir directamente al negocio sin unos protocolos previos de acercamiento a la persona (presentación previa, hospitalidad, circunloquios sobre temas comunes, etc). En otras culturas, es mejor exponer el propósito que se persigue. (Esos elementos los habrá tenido que obtener en el paso 4).

• Evite el monopolio del tiempo

Ciertas veces, los interlocutores principales a los que vaya a visitar querrán monopolizar su tiempo (a veces por hospitalidad, a veces para evitar que disponga de otras alternativas de relación). Procure siempre tener otros puntos de vista diferentes (Si tiene opciones, difícilmente podrá elegir).

• La forma de dirigirse a las personas

En casi todas las culturas el respeto y la formalidad en las relaciones es una regla de comportamiento. Evite los grandes gestos, los abrazos desmedidos, el tuteo, el paso a la utilización del nombre en vez del apellido. No olvide que los títulos profesionales (Doctor, Ingeniero, Licenciado,) son utilizados en muchos países.

Sobre todo, recuerde los apellidos (ordene y memorice los apellidos). Un olvido puede provocar una reacción de desconfianza, incluso rechazo. Otro elemento; no desprecie a ningún interlocutor (por edad, por cargo, etc). En muchas culturas de grupo, puede estar ejerciendo una función previa de filtro, de clasificación. Puede ser un paso necesario.

Ya de regreso

A nuestro regreso del país visitado y con las notas tomadas habremos de elaborar un informe. En este momento es donde habrá que valorar los objetivos satisfechos, la información obtenida, los contactos comerciales establecidos, los compromisos adquiridos…

Es muy importante dar respuesta rápida a los compromisos que hayamos adquirido con los contactos mantenidos.

El informe nos ayudará además a determinar el grado de aprovechamiento del viaje prospectivo o comercial, de tal modo que nos servirá de referencia para mejoras en viajes posteriores.

Con toda esta información y experiencia vivida se han de tomar las decisiones pertinentes, bien para desarrollar la estrategia de internacionalización en el mercado, a través de la elaboración de un plan de acción encaminado a la introducción de nuestros productos en el segmento de cliente objetivo, o bien para descartar ese país como mercado.

La Cámara de Comercio de España pone a tu disposición el PIP (Programa Internacional de Promoción) con el objetivo de promocionar comercialmente a nivel internacional los productos y servicios de tu empresa, facilitándote la cercanía a potenciales clientes.