Los motivos por los que decidimos aventurarnos a realizar un viaje a otro país en el que tenemos o queremos iniciar intereses comerciales pueden ser múltiples:

• Conocer de primera mano las necesidades de nuestros clientes.
• Comprobar si se trata de un mercado idóneo para nuestros productos.
• Conocer más detalladamente los canales de distribución.
• Conseguir pedidos o importadores para nuestros productos.
• Estudiar la competencia, tanto a nivel local como exterior.
• Conocer el mercado exhaustivamente por si es necesario adaptar nuestros productos para su aceptación.
• Entrevistarse con potenciales clientes a fin de ampliar y mejorar nuestra presencia en el mercado seleccionado

Conocer, aprender y analizar

Estas deben ser las principales motivaciones a la hora de emprender un viaje de prospección, incluso por encima de realizar operaciones comerciales.

Aprovecha el viaje para conocer y asimilar toda la información posible sobre el mercado. La información de primera mano que se puede obtener en tus visitas y entrevistas tras un correcto análisis va a posibilitarle la adopción de las medidas oportunas para llevar a cabo con éxito las futuras relaciones comerciales con empresas del país visitado.

No tomar decisiones precipitadas

Cuando decidimos realizar un viaje para conocer un mercado determinado, el objetivo final que perseguimos es la obtención de pedidos o la adjudicación de contratos de agencia con los que introducir nuestros productos en ese mercado. Sin embargo, no conviene apresurarse a la hora de tomar decisiones importantes ya que podemos comprometer la imagen de nuestra empresa en una mala elección.

Aprovecha su tiempo al máximo

El presupuesto y el tiempo que se dispone para el viaje es limitado, por lo que se debe optimizar el tiempo al máximo. Esto se consigue mediante la planificación previa del viaje y de la agenda de visitas.

Es importante ceñirse todo lo posible a la misma y evitar monopolizar el tiempo con una sola visita. Muchos importadores, conscientes de que la estancia es corta van a intentar, sutilmente, que no te entrevistes con otros importadores para asegurarse la distribución exclusiva de tus productos en el país. No permitas que monopolicen tu tiempo con actividades comerciales o sociales que no tenga previstas.

Mantén siempre una actitud humilde

La humildad debe ser una actitud básica de cualquier viajero, no solamente del viajero de negocios. Este punto enlaza, de alguna forma, con nuestro primer consejo, ya que si queremos conocer y aprender sobre un mercado concreto habremos de prestar atención y no desdeñar a personas o situaciones que a simple vista pueden resultar prescindibles. Hay que tener en cuenta que en ciertas culturas tendremos que entrevistarnos con personas que actúan como filtro y que pueden resultar determinantes para posibilitar posteriores negociaciones de interés para nuestra empresa.

Muestra siempre curiosidad por conocer el país y el mercado en el que se mueve; pero evita mostrarte crítico con aspectos que puedan resultar delicados como los religiosos, políticos, culturales.

Información sobre el mercado

Antes de partir hacia el destino debemos informarnos y estar capacitados para responder a estas cuestiones:

• ¿Cuál es la tendencia de importación y consumo de mi producto en ese mercado?
• ¿Conozco las barreras arancelarias y no arancelarias que se aplican a mi producto?
• ¿Hasta qué punto es peligroso ese país desde el punto de vista comercial?
• ¿Dónde encuentro información escueta, clara y práctica sobre ese país? Ficha País vs. Guía País
• ¿Dispongo de la información socio-cultural suficiente sobre el país y la región que visito?

La preparación de agenda de visitas

Otra de las cuestiones que se hay que pensar antes de partir es la agenda de visitas. Como el tiempo es limitado, una agenda de visitas bien diseñada permite saber de antemano con quién te vas a reunir lo que ayudará a optimizar el tiempo. 

Disponer de buenas bases de datos de potenciales clientes debidamente actualizadas es una de las tareas más difíciles y a la vez más críticas para el correcto funcionamiento de la misión. Las Oficinas Comerciales y las Cámaras de Comercio en el exterior son una fuente obligada de información, también conviene contar con buenos directorios empresariales y de instituciones en el país destino que puedan dar su apoyo en la realización de la misión. Para acertar en la confección de la agenda habrá de tener en cuenta algunas cuestiones:

• ¿Qué instituciones me pueden ayudar a preparar la agenda de contactos?
• ¿Qué tipo de información puedo conseguir por medio de los directorios empresariales?
• ¿Cómo me pueden ayudar las actividades promocionales?
• Información sobre el país
• ¿Hay inestabilidad social o política en el país? ¿Hay seguridad ciudadana?
• ¿Qué requisitos hay de visados? ¿Pasaporte?
• ¿Y en cuanto a salud? ¿Riesgos?
• ¿Barreras idiomáticas? ¿Cómo resolverlas?
• Reserva de hoteles y desplazamiento
• ¿Muestras?

La Cámara de Comercio de España pone a tu disposición el PIP (Programa Internacional de Promoción) con el objetivo de promocionar comercialmente a nivel internacional los productos y servicios de tu empresa, facilitándote la cercanía a potenciales clientes.