Además de  los eventos que se desarrollan en territorio nacional, pymes y emprendedores tienen a su disposición una larga lista de ferias internacionales con diferentes objetivos: desde promocionar su empresa hasta detectar oportunidades de negocio en un sector concreto. Conscientes del entorno global en el que operan, se torna una necesidad conocer el marco internacional para potenciar así su competitividad.

Una feria internacional es un espacio donde exponer la imagen corporativa de tu empresa y dar a conocer tu oferta de productos y servicios, observar a la competencia así como posibles nichos de mercado en tu sector, además de ser un lugar idóneo donde practicar networking. Pero ¿cuáles son los pasos a seguir para sacar el máximo partido a este tipo de eventos?

En primer lugar, es necesario determinar los objetivos con los que visitaremos la feria:

• Para vender en ese país buscaremos y seleccionaremos distribuidores y agentes comerciales que den a conocer nuestro producto o servicio en el país.
• Si queremos comprar necesitaremos proveedores, contrastar condiciones y precios y, en definitiva, cerrar acuerdos.
• Si nuestro objetivo es estudiar a la competencia determinaremos sus precios, sus servicios, en qué se diferencian de los nuestros y también sus políticas de actuación. En este caso también podríamos comparar las tecnologías de producción para sopesar el abaratamiento de costes a la hora de elaborar nuestros productos.
• La búsqueda de nuevos productos nos llevará a detectar mercancía nueva para comercializarla en nuestro país, o productos que complementen nuestra gama actual.

Una vez determinado el objetivo, el próximo paso será seleccionar a qué feria asistiremos, dado que se celebran un gran número de ellas y asistir a todas sería imposible. ¿Cuáles son, por tanto, los criterios que deberemos tener en cuenta para la selección de una feria?

• La fecha y el lugar de celebración, ¿nos permite nuestra empresa viajar al exterior esos días?
• Es posible que la periodicidad de celebración nos permita asistir en otra fecha si es semestral, o quizá debamos cuadrar la agenda de la empresa si se celebra bianualmente.
• Saber el número de visitantes y el tipo de expositores nos ayudará a hacernos una idea de la importancia del evento, y saber si es o no significativa dentro de su sector.
• Es bueno conocer quiénes son los organizadores de la feria, así como los objetivos que tienen en mente al promover su celebración.
• También hay que analizar cómo han sido las acciones de promoción llevadas a cabo. ¿Qué repercusión mediática tienen? ¿Existen fuentes de comunicación relacionadas con el sector?

Entre los últimos pasos a dar antes de salir del país se encuentra el de solicitar alguna de las ayudas oficiales existentes. Visitar una feria en el extranjero supone un gasto inicial para la empresa y, en ocasiones, un paso que no queremos dar en solitario. Algunas Comunidades Autónomas llegan a acuerdos con las Cámaras de Comercio y ofrecen ayudas económicas con estos fines, por lo que la mejor opción suele ser preguntar por estas en tu Cámara más cercana

Es importante, además, seleccionar bien el perfil de la persona que se desplazará. Dado que es quien recopilará toda la información útil para conseguir el objetivo que nos habíamos marcado. Tiene que ser alguien de confianza que debe tener una serie de habilidades como el idioma (inglés o la lengua del país de destino), si tiene experiencia en ferias, si tiene interés por viajar, si conoce el producto de la empresa y sus habilidades de negociación.
No debemos olvidarnos de fijar un presupuesto para los gatos de la persona o personas que se desplacen. Entre los cargos que se deben prever se cuentan:

• Documentos de viaje (pasaporte, visados)
• Desplazamiento + alojamiento
• Manutención
• Transportes (taxis, alquiler de coche…)
• Intérprete (si es necesario)
• Impresión de material y traslado del mismo
• Otros gastos como invitaciones e imprevistos

Si es la primera vez que preparas este tipo de documento, o si quieres tener algún tipo de referencia, puedes consultar este ejemplo de presupuestos que hemos elaborado con fin orientativo.

Cómo actuar en la feria

Una vez estamos allí, no podemos deambular sin rumbo fijo, dado que el tiempo del que disponemos es limitado. Por ello, y para sacar el mayor provecho posible, es importante planificar las visitas que queremos realizar. Para ello deberemos conseguir lo antes posible el catálogo de participantes y un plano del recito con su ubicación. Así, podremos organizar la agenda para perder el mínimo tiempo posible en los desplazamientos.

También podemos organizar una agenda de encuentros empresariales, en la que haremos una selección de a quién visitar y nos pondremos en contacto con esas personas días antes para fijar una cita. Es recomendable confirmar las citas previamente acordadas.

Ordena tus ideas a tu regreso

Asistir a una feria supone ver a demasiados interlocutores en muy poco tiempo. Para recordar nuestra visita nítidamente es recomendable que al final de cada día se dediquen varios minutos a clasificar, ordenar y recopilar los encuentros que se han mantenido y la información obtenida. Para hacerte más sencilla la labor, te facilitamos esta ficha en la que puedes incluir los datos más relevantes de tus gestiones y dejar registrada la información que no puedes olvidar. Es, también, una forma de evaluar tu visita a estas ferias y reparar en aspectos que puedes mejorar de cara a la próxima.

Esperamos que esta información te sea de utilidad de cara a las visitas a las ferias internacionales que tengas planeadas. ¿Hay alguna información que eches en falta? ¿Se te ocurren sugerencias para ampliar esta guía? ¡Cuéntanoslas por las redes sociales!