¿Qué cambios se han llevado a cabo en el último año en las ISO 9001:2015 e ISO 14001: 2015?. Estas modificaciones, por ejemplo, amplían el tamaño de las empresas que pueden acogerse a ellas, siendo beneficiosas para pymes o autónomos. ¿Crees aún que las ISO no son para ti? Sigue leyendo y descúbrelo:

• ¿Qué son las ISO?

 Las ISO son normas elaboradas por comités técnicos internacionales que establecen unas pautas generales para abordar un tema específico. En las que nos ocupan ahora, hablamos concretamente de la gestión de la calidad en las organizaciones-entendiendo calidad como satisfacción del cliente- en el caso de la  ISO 9001, y de la gestión ambiental de la empresa, en el caso de la ISO 14001.

Debemos tener en cuenta que estas normas cuentan con una buena trayectoria en el mercado, unos 30 años para la ISO 9001 y 20 para la 14001. A lo largo de este tiempo han ido evolucionando y adaptándose a las necesidades del mundo empresarial. En IMP Consultores llevamos más de 20 años ayudando a nuestros clientes a certificarse bajo normas ISO y hemos sido testigos de buena parte de estos cambios.

•  ¿Qué suponen para las empresas estas certificaciones?  ¿Cómo les beneficia?

 Desde el punto de vista operativo, implementar una norma de este tipo va a dotar a la organización de una serie de herramientas, que han demostrado ser eficaces para la inmensa mayoría de las organizaciones y que ayudarán, sin lugar a dudas, a la alta dirección a gestionar su empresa y a tomar decisiones fundamentadas en datos.

 En cuanto a la dedicación necesaria para implantarlas, no es mucha. Si cuentan con una empresa consultora que las asesore, ésta realiza casi todo el trabajo documental recogiendo la información que necesita para ello a través de entrevistas con el personal de la empresa (pueden ser sesiones de 2 o 3 horas a la semana). Por nuestra experiencia, una implantación para una empresa de tamaño medio puede requerir unos 6 meses de trabajo, lo cual permitirá afianzar bien los procesos definidos.

 Los beneficios son muchos. En algunos casos te permite acceder a clientes que requieren este tipo de certificaciones; aportan credibilidad; te “condiciona” a que mejores continuamente como un propio requisito de la norma; te obligan a que uno de tus objetivos sea que tu cliente esté satisfecho y además te hace medirlo, esto ayuda a fidelizar a tus clientes y a captar otros nuevos. La verdad es que hay un sinfín de beneficios.

•  ¿Para qué tipo de empresas, pymes, grandes empresas, etc, es interesante contemplar estas certificaciones?

 La última versión de 2015 ha centrado todos los esfuerzos en que pudiera ser aplicable a cualquier tipo de organización independientemente del sector y del tamaño. Incluso puede ser implantada por un autónomo. Lo realmente importante es saber dimensionar la complejidad, o más bien la simplicidad, del sistema al tamaño y tipo de empresa

 Estamos abordando en esta entrevista los cambios aplicados a las actuales normas ISO 9001:2015 y la ISO 14001:2015. ¿Podría explicarnos brevemente de qué tratan o a qué procesos empresariales afectan?

 La ISO 9001 afecta a la propia gestión empresarial, es una norma enfocada a procesos principalmente de  tres tipos: procesos estratégicos (que determinan hacia dónde va la organización), procesos operativos (son aquellas actividades que la organización lleva a cabo a diario para realizar su producto o prestar su servicio, incluyen las relaciones con clientes, la planificación de la producción o la prestación del servicio y las compras, entre otros) y procesos de apoyo (son aquellos que dan soporte a los procesos operativos, como la gestión de los recursos humanos, la gestión de las infraestructuras, administración, etc.)

 En el caso de la ISO 14001 afecta a procesos relacionados con el desempeño ambiental de la organización. A grandes rasgos se basa en la identificación y evaluación de aquellos aspectos ambientales que la organización desarrolla en el trascurso de sus actividades; la identificación y evaluación de requisitos legales y otros requisitos (lo cual puede evitar muchos incumplimientos y multas a las empresas), y lo que la norma llama control operacional, que se traduce en “qué vas a hacer para controlar tus aspectos ambientales y su afección al medio ambiente”.

•  ¿A cuántas empresas afectan estas modificaciones en España?

 Es difícil determinar el número de certificados. El organismo ISO publica anualmente unas estadísticas de certificaciones a nivel mundial. En estos momentos podemos hablar del número de certificaciones en 2014; por aquel entonces estábamos hablando de 36.000 empresas aproximadamente para ISO 9001 y casi 14.000 empresas para ISO 14001. Hay que tener en cuenta que España es uno de los países con mayor número de certificaciones de Europa (cuarto en sistemas de calidad y tercero en medio ambiente).

• En ambos casos, esta es la tercera versión de la norma. ¿Es la definitiva?

 Sin lugar a dudas no. No será la versión definitiva, iría en contra de los propios fundamentos de las normas que se basan en la mejora continua. Habrá nuevas revisiones en el futuro, lo que podrá variar es la periodicidad, aunque todo hace pensar que tenemos muchos años por delante con estas nuevas versiones.

•  ¿Con qué propósito se realizan estas modificaciones y en qué criterios se basan?

 Básicamente no hay nada inmutable, hay que estar adaptándose continuamente a los nuevos retos que marca el mercado. Además, según mi experiencia las propias empresas empujan estos cambios pues sus sistemas van madurando e ISO toma nota de estas tendencias para incorporarlas como parte de los requisitos de las propias normas.

•  ¿Qué deben hacer las empresas para una correcta transición?

 Mi recomendación inicial es que contacten con una empresa especializada para que las asesore, porque muchas veces la tendencia al acometer nuevos cambios es a complicar un poco todo. En cualquier caso, deben tratar de dar respuesta a los nuevos requisitos de una forma razonable teniendo en cuenta las particularidades de su propia empresa. Creo que es clave para esta transición la participación de todas las áreas de la organización, porque todos los cambios están enfocados a la visión estratégica de la empresa.

•  ¿Qué novedades presenta la ISO 14001? ¿Y la ISO 9001?

 Creo que uno de los detonantes de estos cambios ha tenido su origen en los tiempos difíciles que hemos vivido en los últimos 8 años con la crisis económica mundial. Por este motivo los principales cambios recogidos están relacionados con la estrategia de la organización, en el caso de la ISO 9001 afecta a la gestión de sus procesos operativos y en el caso de la ISO 14001 de su gestión ambiental. Estos cambios son:

Comprensión de la organización y su contexto, tanto externo como interno, con la idea de determinar aquellos factores que podrían afectar a los objetivos de la organización. Para ello podría emplearse, por ejemplo, un DAFO, del mismo modo que se hace en los planes de negocio.

Comprensión de las partes interesadas y sus expectativas y necesidades. Con la idea de que no fallemos, no solo a nuestros clientes, sino a aquellas partes que puedan tener algún interés o puedan influirles nuestra gestión empresarial.

Pensamiento basado en riesgos. Lo cual empuja a la organización a identificar sus riesgos y oportunidades relacionadas con contexto, con las partes interesadas y con sus propios procesos. A raíz de esta identificación se establecen planes de acción para acometer dichos riesgos y oportunidades.

Particularmente en el caso de la ISO 14001 se introduce el concepto de ciclo de vida a la hora de identificar los aspectos ambientales.

 Hay otros cambios menores, pero estos son sin lugar a dudas los más destacables.

• En los cambios que se aplican a la normativa ISO: 14001, el liderazgo es una pieza central, ya que se hace hincapié en la implicación de la alta dirección para centrar esfuerzos y demostrar el compromiso con el sistema. ¿Podría explicarnos en qué consiste esta implicación?

Hay que tener en cuenta que este tipo de sistemas requiere el compromiso por parte de la dirección. Si la dirección no está comprometida se va a realizar un esfuerzo vacuo y a rellenar muchos papeles. En esta nueva versión de forma tácita se hace un llamamiento al liderazgo de la alta dirección para asegurar el éxito de la gestión ambiental, solicitando textualmente que se asuma “la responsabilidad y la rendición de cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión ambiental”.

• En la ISO 9001, se otorga más peso a los datos, la información y las acciones frente a los formalismos. ¿Qué supone esto para las empresas en sus procesos de trabajo?

Básicamente, lo que decimos en todas las normas es que lo que no está registrado no existe. Consideramos la trazabilidad de la información en todo el proceso productivo o de prestación de servicio muy importante; gracias a esos datos la empresa puede realizar investigaciones, medir la eficacia de sus procesos y al fin y al cabo tomar decisiones para mejorar. Por este motivo es tan importante tener información documentada sobre lo que se hace.

• Por otro lado, se incluye un nuevo concepto, Riesgo y Oportunidades. ¿En qué mejora la versión de 2008?

En la versión de 2008 no existían estos conceptos, en cambio había un punto que se llamaba acción preventiva. El concepto de acción preventiva terminó muriendo porque la norma no te obligaba a establecer una sistemática para prever posibles incidencias. Con la inclusión de riesgos y oportunidades en estas nuevas versiones las empresas realizarán anualmente una revisión de todos los riesgos y oportunidades asociados a su actividad.

Otras normas específicas aplicadas a otros sectores, como el aeroespacial, ya contaban con estas metodologías para evitar situaciones no deseadas. Sin lugar a dudas era previsible que la ISO 9001 incorporara esta mejora.

Marcos Rodríguez es responsable de proyectos de IMP Consultores.